Kokemuksia: ulkoistettu kirjanpito ja palkanlaskenta

Palkanlaskennan ja kirjanpidon ulkoistaminen on yleistynyt viime vuosien aikana varsinkin pk-yrityksissä. Pk-yrityksissä ei useimmiten ole kannattavaa palkata kokopäiväistä taloushallinnon osaajaa. Usein näissä yrityksissä toimitusjohtaja hoitaa myös talouspäällikön tehtävät. Tällöin yrityksen kannalta kustannustehokas vaihtoehto on ulkoistaa osa yrityksen taloushallinnosta tilitoimistolle. Osaavasta tilitoimistosta yritys saa parhaimmillaan loistavan kumppanin taloudellisen päätöksenteon tueksi.

Taloushallinnon ulkoistamisella pyritään useimmiten kustannussäästöihin. Ulkoistaminen antaa yritykselle myös mahdollisuuden keskittyä ydintoimintoihinsa. Ulkoistamisen onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että palvelun laadusta ja sisällöstä sovitaan riittävän tarkasti etukäteen.

Taloushallinto itsessään on suhteellisen laaja käsite. Yksi määritelmä on ”järjestelmä, jolla organisaatio seuraa taloudellisia tapahtumia siten, että se voi raportoida toiminnastaan sidosryhmille ja viranomaistahoille”. Taloushallinnon tärkeimpänä tehtävänä on yritysten ja yhteisöjen kirjanpidon asianmukainen järjestäminen ja kirjanpitoon pohjautuvien tilinpäätöksen ja muiden talousraporttien tuottaminen. Yritykset tyypillisesti ulkoistavat taloushallinnostaan pääkirjanpidon osakirjanpitoineen ja palkanlaskennan. Kirjanpito koostuu juoksevasta kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä.

Ulkoistamisen avulla saatavat hyödyt

Nykytrendi kirjanpidossa on sen reaaliaikaisuus, johon päästään mm. sähköisillä taloushallinnon ohjelmilla. Tilitoimistot tarjoavatkin useimmiten asiakkailleen uuden teknologian järjestelmiä, jolloin yrityksen ei tarvitse itse etsiä ohjelmistoratkaisua ja huolehtia järjestelmien ylläpidosta.  Yksi erittäin tärkeä syy taloushallinnon ulkoistamiselle onkin yhtiön reagointinopeuden parantaminen, jossa tilitoimistolla on tärkeä rooli yrityksen tukemisessa.

Tilitoimistot pohtivat ja kehittävät toimintaansa siten, että käytössä ovat mahdollisimman nykyaikaiset työtavat ja -välineet, jotka tuovat tehokkuutta palveluun. Yrityksessä pitkään palkkalistoilla ollut kirjanpitäjä saattaa ns. jämähtää vanhoihin totuttuihin työtapoihin, jolloin pelkkä rutiinikirjanpito vie aikaa.

Tilitoimistolla on asiantuntemus siihen, että asiat hoidetaan säännösten edellyttämillä tavoilla. Lisäksi monet yrittäjät kaipaavat tietoa ja neuvontaa etenkin liittyen ajankohtaisiin vero- ja lakiuudistuksiin. Yritys on myös melko haavoittuvainen, mikäli kirjanpito on yhden henkilön varassa. Tilitoimiston kautta tulee varamiesjärjestelmä, mikä yrityksissä, joilla on oma kirjanpitäjä, on vähäisten resurssien vuoksi iso ongelma.

Palkanlaskentaan ja henkilöstöhallintoon sisältyy paljon säädöksiä; työaikalaki, vuosilomalaki sekä työehtosopimukset. Palkanlaskijat ovat näiden säädösten asiantuntijoita. Lisäksi tilitoimiston asiantuntijat pystyvät neuvomaan esimerkiksi työsopimusten laatimisessa. Erityistilanteissa kuten lomautuksissa tai henkilöstön vähentämisissä yrittäjä saa myös tukea tilitoimistosta. Virheellinen sopimus tai toiminta voi näissä asioissa tulla yrittäjälle kalliiksi. Perehtyminen palkanlaskentaan, oman alansa työehtosopimuksiin ja työlainsäädäntöön vie oman aikansa, jonka ajan yrittäjä voisi käyttää yhtiön ydintoimintoihin.

Mitä seikkoja on syytä huomioida ulkoistamisessa?

Aloittavassa yrityksessä tulee jo heti alkuvaiheessa päätettäväksi, tekeekö esimerkiksi yrittäjä kirjanpitonsa itse vai ulkoistaako hän tämän palvelun. Vaikka yrittäjän olisikin mahdollista tehdä itse oma kirjanpitonsa, eivät monenkaan taidot kuitenkaan riitä. Ja vaikka yrittäjän taidot riittäisivätkin hoitaa yrityksen kirjanpito, niin aika ei usein riitä siihen. Pienemmissä yrityksissä koetaan tilitoimistojen palveluiden olevan kalliita. Tämä osittain pitää paikkansa, sillä pienemmillä yrityksillä taloushallinnon kulut ovat esimerkiksi liikevaihtoon verrattuna paljon suuremmat kuin isommilla yhtiöillä. Aloittavan yrittäjän aika on kuitenkin kallista, joten tekemällä kirjanpidon itse, voi ”säästää” väärässä paikassa. Keskittymällä yrityksen ydintoimintoihin, voi voittaa moninkertaisesti.

Taloushallinnon ulkoistaminen onnistuu useimmissa tapauksissa ja siitä syntyy yritykselle usein lisäarvoa. Tärkeässä roolissa onnistumiselle ovat tilitoimiston ammattitaito sekä myös henkilökemiat. Yrityksissä on usein pelkona, että ulkoistamisen myötä yhtiöstä katoaa sisäistä informaatiota. Monissa yrityksissä on nykyään kirjanpidossa seurattavia projekteja, joista tarvitaan taloudellista informaatiota, esimerkiksi kannattavuuslaskelmia. Projektiseurantaan tarvitaan paljon sisäistä tietoa, jotta taloudellinen informaatio olisi luotettavaa. Jotta vältytään tämän kaltaisilta ongelmilta, tulee yhtiön sisältä olla nimetty yhteyshenkilö yrityksen ja tilitoimiston välille. Tilitoimiston kanssa on hyvä sopia säännölliset tapaamiset, jossa käydään läpi havaintoja sekä taloudellisia lukuja.

Yrityksissä saatetaan ajatella, että taloushallinnon ulkoistaminen johtaa yhtiön sisäisen osaamisen menettämiseen, eikä myöskään haluta tulla liian riippuvaiseksi ulkopuolisesta avusta. Tähän vaikuttaa paljon yrityksen koko. Pienissä yrityksissä yhtiön omistaja on tiiviisti mukana yrityksen tapahtumissa, jolloin tätä ongelmaa ei ole. Myös sellaisissa yrityksissä, joissa on talouspäällikkö tai controller, säilyy myös sisäinen valvonta ja osaaminen. Ne yritykset, joissa ei ole talouspäällikköä ja omistaja ei pysty toiminnan laajuuden vuoksi seuraamaan kaikkea, huoli voi olla aiheellinen.  Tällöin korostuu yhteydenpito tilitoimiston kanssa nimettyjen yhteyshenkilöiden kautta. Lisäksi on hyvä miettiä, mitä osia taloushallinnosta kannattaa ulkoistaa.

Taloushallinnon ulkoistamisprojektiin kannattaa uhrata sekä aikaa että vaivaa. Usein yrityksissä ajatellaan taloushallinnon ulkoistuksen olevan helpompi prosessi kuin mitä se todellisuudessa onkaan. Ensisijaisen tärkeää on tunnistaa yrityksen odotukset ja tarpeet taloushallintopalveluiden suhteen. On myös hyvä käyttää aikaa oikean tilitoimiston etsimiseen. Jotta ulkoistamisprojekti voitaisiin saattaa loppuun onnistuneesti, määrätään sille yrityksen ulkoinen tai sisäinen vastuuhenkilö. Tarpeeksi joustava aikataulu ja ulkoistuksen ajoitus ovat myös tärkeitä onnistuneen kokonaisuuden kannalta. Yleinen virhe on ajoittaa ulkoistusprojekti hiljaisen kauden sijaan vuodenvaihteeseen tai kesälomien ajalle.

Voiko koko taloushallinnon ulkoistaa?

Ns. juokseva kirjanpito (pääkirjanpito, ostolaskujen kierrätys, ostoreskontra, matkalaskujen kierrätys sekä peruspalkanlaskenta) on yleensä suhteellisen helppo antaa ulkoisen palveluntarjoajan hoidettavaksi. Näitäkään ei kuitenkaan voi täysin ulkoistaa, vaan yrityksen sisältä tarvitaan yhteyshenkilö. Yhteyshenkilön tehtävänä on tällöin valvoa sekä antaa tietoja kirjanpitoa ja palkanlaskentaa varten. Ostolaskujen tarkastusta ja hyväksyntää ei myöskään voi täysin ulkoistaa.

Myyntilaskutus voidaan ulkoistaa, mikäli myydään sellaisia palveluita tai tavaroita, joilla on kiinteä hinta. Usein myyntilaskutus vaatii kuitenkin paljon sisäistä tietoa, joten sen ulkoistaminen täysin voi olla haastavaa. Sen sijaan myyntireskontran hoidon ja myyntilaskujen perinnän voi antaa ulkopuoliselle toimijalle tehtäväksi.

Yrityksen maksuliikennettä ei voi täysin suositella ulkoistettavaksi. Yrityksen on ainakin säilytettävä kontrolli pankkitileihin ja maksuliikenteeseen. Tyypillisesti palveluntarjoaja luo maksuaineiston, joka sitten hyväksytään yrityksen toimesta, minkä jälkeen aineisto voidaan lähettää maksuun tilitoimistossa. Yrityksen vuosi- tai investointibudjetin laadintaan voidaan ostaa asiantuntija-apua, mutta näihin prosesseihin tarvitaan aina mukaan yrityksen omia henkilöitä.

Yhteenveto

Olettamuksena voidaan esittää, että kirjanpidon ja palkanlaskennan ulkoistamisprosessin jälkeen on melko harvinaista, että yritykset palaavat takaisin sisäisen taloushallinnon strategiaan. Mikäli yhtiö päättää palata sisäiseen taloushallintoon, liittyy tämä todennäköisesti yrityksen toiminnan laajentumiseen.

Taloushallinnon ulkoistamiseen liittyvät tekijät ovat erittäin yrityskohtaisia. Yritykset lähestyvät taloushallinnon ulkoistamista eri tavalla, vaikka toimiala ja lähtökohdat olisivatkin samat. Myös yrityksen taloudellinen tilanne voi luoda tarpeen ulkoistamiselle tai vaikka päinvastoin; sisäinen taloushallinto saattaa olla yritykselle paras ratkaisu. Taloushallinnon ulkoistamisella voidaan saada paljon muitakin hyötyjä kuin pelkät vähentyneet henkilöstökulut. Jotta ulkoistamisprosessi onnistuu, tulee yrityksen päättäjien tiedostaa ulkoistamiseen liittyvät haitat ja hyödyt. Lisäksi prosessi kannattaa suunnitella ja aikatauluttaa tarkasti.

 

HT Meri Väinölä