Sähköinen taloushallinto sekä sen tarjoamat mahdollisuudet ja vaarat

Sananen historiaa

Taloushallinnon tehtävät ovat viimeisten vuosikymmenten kuluessa siirtyneet enenevässä määrin paperisten aineistojen käsittelystä sähköisten järjestelmien hallintaan. Pienistäkin yrityksistä, yhdistyksistä ja säätiöistä vain harva käyttää enää paperista tilikirjaa, jossa debet ja kredit puolen erottaa punainen pystyviiva.

Vielä opiskeluaikanani 1990-luvun alussa harjoitustehtävät laadittiin kuulakärkikynällä tilikirjaan ja tarkkana piti olla, että merkintä osui viivan oikealle puolelle, muuten tilit eivät menneet tasan. Kuten arvata saattaa, virheen etsiminen monen sivun pituisesta tilikirjaan laaditusta kirjanpidosta oli usein kovin työlästä. Virheen korjaaminen tapahtui vetämällä virheellinen merkintä yli ja kirjoittamalla oikea tieto vanhan merkinnän viereen. Kirjanpitomerkinnät tuli aina tehdä kuulakärkikynällä, eikä virheellistä merkintää saanut koskaan peittää niin, ettei siitä olisi enää saanut selvää. Näin opetettiin siis vielä 90-luvulla kauppaopistossa lain edellytykset täyttävän kirjanpidon laatimismenetelmiä. Se oli myös monen mikroyrityksen, mukaan luettuna yhdistykset ja säätiöt, arkipäivää.

Standardimuotoiset tilikirjat ovat nyt jo jääneet historiaan ainakin yritysten reaalielämän rutiineista, ja ne on korvattu laajalla valikoimalla erilaisia kirjanpito-ohjelmia. Kuulakärkikynän korvaa tietokone, jonka avulla tieto syötetään sähköiseen kirjanpitojärjestelmään ja mm. kausien lukitsemisella voidaan huolehtia tiedon pysyvyydelle asetetuista vaatimuksista. Tietokoneiden ja kirjanpito-ohjelmien myötä taloushallinnon rutiineja on pystytty pitkälti automatisoimaan, millä on tavoiteltu muun muassa kustannussäästöjä. Kehityksen myötä pientenkin yritysten manuaalisesta kirjanpidosta on siirrytty sähköiseen taloushallintoon.

Mitä sähköinen taloushallinto oikeastaan on?

Kun puhutaan täysin sähköisesti hoidetusta taloushallinnosta, kaikki materiaali käsitellään sähköisessä muodossa. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi myyntiohjelmassa laaditut myyntilaskut toimitetaan asiakkaille sähköisesti verkkolaskuna. Tarvittaessa laskujen edelleen lähettämisestä vastaava operaattori muuttaa verkkolaskun paperiseen muotoon, mutta yrityksestä laskut lähtevät sähköisessä järjestelmässä aina verkkolaskuina. Samoin ostolaskut vastaanotetaan verkkolaskuina. Paperisena vastaanotetut laskut voidaan muuttaa sähköiseen muotoon tarvittaessa skannaamalla, jolloin skannatusta laskusta tulee virallinen kirjanpidon tosite. Myös kaikki muu taloushallintoon kuuluva aineisto, kuten pankin tiliotteet, muistiotositteet, kassakirjanpito sekä palkkahallinnon aineisto, kuten tuntilistat ja matkalaskut laaditaan niin ikään sähköisessä muodossa. Kun sähköisesti kulkeviin tietovirtoihin liitetään eri käsittelyvaiheiden automatisointi, voidaan puhua myös digitaalisesta taloushallinnosta. Mikäli osakin taloushallinnon aineistosta käsitellään paperisena, ei voida puhua täysin sähköisestä taloushallinnosta.

Sähköisellä taloushallinnolla on eittämättä saavutettu merkittäviä hyötyjä, joista tässä vain muutamia esimerkkejä. Yksi niistä on ehdottomasti joustavuus, mistä hyvinä esimerkkeinä mainittakoon työntekijöiden matkalaskujen ajantasaisuus ja myyntilaskutukseen siirtyvien tietojen oikeellisuus. Kun asiat voidaan hoitaa ajasta ja paikasta riippumatta esimerkiksi matkapuhelimella tai tabletilla viivytyksettä oikea-aikaisesti, tarvittavat tiedot ovat paremmin muistissa, ja mahdolliselta tietojen moneen kertaan kirjaamiselta vältytään. Kun kerran järjestelmään syötetyt tiedot siirtyvät suoraan palkanlaskentaan, myyntilaskutukseen ja kirjanpitoon, poistuu manuaaliseen työhön liittyvä virheriski. Aikaa säästyy päällekkäisten työtehtävien poistumisen lisäksi siinä, että tarve virheiden etsimiseen ja käsittelyyn vähenee. Kun tarvittavat kontrollit, kuten käyttöoikeudet ja erilaiset hyväksymiskäytännöt ovat vielä järjestetyt asianmukaisesti, syntyy sähköisen kirjanpidon tulosteena myös oikein laadittu tuloslaskelma ja tase.

Tilintarkastajalle merkittävinä taloushallinnon sähköistymisen tuomina etuina voidaan pitää ensinnäkin maantieteellistä riippumattomuutta. Se mahdollistaa tilintarkastuksen suorittamisen matkojenkin päästä sähköisiä kanavia hyödyntäen. Toinen merkittävä etu paperiseen aineistoon verrattuna on tiedonhakutoimintojen hyödynnettävyys. Paperiaineistosta tarvittavan tiedon löytäminen materiaalia selaamalla voi viedä pitkänkin ajan, kun taas tiedonhakukenttään kirjoitetun tekstin perusteella tarvittavat tiedot pystytään löytämään yleensä nopeammin. Taloushallinnon sähköistymisen myötä myös suurten paperimäärien liikutteleminen jää vähemmälle. Viimeisenä, mutta ei lainkaan vähäisimpänä hyötynä mainittakoon lähivuosina julkisuudessakin paljon huomiota saaneet väärinkäytösepäilyt. Tietotekniset ratkaisut tarjoavat mahdollisuuden rajata käyttäjien oikeuksia järjestelmissä, ja perättäiset työtehtävät voidaan eriyttää eri henkilöiden hoidettaviksi entistä helpommin. Muun muassa näillä toimenpiteillä väärinkäytösmahdollisuuksia voidaan vähentää aiempaa tehokkaammin. Tästä hyötyy yrityksen itsensä lisäksi myös tilintarkastaja, jonka tulee nykysäännösten mukaisesti aina ottaa tarkastuksessa huomioon myös väärinkäytöksen mahdollisuus.

Taloushallinnon sähköistämisellä on siis mahdollista saavuttaa suuria hyötyjä niin itse kirjanpitovelvollisen kuin jälkikäteen asioita tarkastelevan tahonkin näkökulmasta katsottuna. Edellä luetellut hyödyt eivät tietenkään ole tyhjentävä luettelo, eikä niistä jokainen päde kaikkiin toimijoihin. Asioita on aina harkittava yksilöllisesti kunkin toimijan tilanne ja tarpeet huomioon ottaen. Valitettavasti vastaan on tullut myös niitä ”sähköisesti laadittuja” kirjanpitoja, joista hyötyjä vanhaan paperisena hoidettuun taloushallintoon verrattuna on ollut vaikea, jopa mahdoton löytää. Mistä tämä sitten johtuu? Ehkä siitä, että kukaan ei ole riittävän tarkasti ja huolellisesti perehtynyt siihen, mitä säännöksiä sähköisesti hoidettujenkin toimintojen ja niihin liittyvän kirjanpitomateriaalin osalta tulee noudattaa; kuinka taloushallinnon kokonaisuus vastaa lain vaatimuksiin, ja kuka kokonaisuudesta vastaa. Syntyy vaikutelma, että toisinaan ”sähköistämisellä” on pyritty vain paperimäärän vähentämiseen ja oman työn tehostamiseen, eikä säännösten noudattamiseen ole kiinnitetty riittävää huomiota. Millaisia ongelmatilanteita erityisesti pienen yrityksen sähköisessä taloushallinnossa on havaittu, sitä tarkastellaan seuraavassa.

Taloushallinnon eri variaatioita

On olemassa niin sanotusti puoliksi sähköistettyjä taloushallintoja, joissa työtavat ovat monimutkaistuneet ja pahimmillaan sekä kirjanpidon laatimiseen että jälkikäteistarkastelua suorittavien henkilöiden työmäärä on lisääntynyt. Tilintarkastuksen näkökulmasta ongelmaa ei muodostu siitä, että yrityksessä, jossa hoidetaan esimerkiksi myynti- ja ostotoiminnot täysin sähköisesti alusta loppuun, työntekijöiden paperille laatimat tuntierittelyt syötettäisiin manuaalisesti palkanlaskentaohjelmaan. On täysin mahdollista, että sähköiset toiminnot otetaan käyttöön vaiheittain, mikä on usein myös järkevää. Sen sijaan ongelmalliseksi tilanne voi muodostua esimerkiksi silloin, kun manuaalista aineistoa muutetaan sähköiseksi jälkikäteen, eikä sähköisessä muodossa tallennetusta dokumentista löydy tietoa, joka yhdistäisi sen kirjanpitoon. Tällainen tilanne voi syntyä muun muassa silloin, kun myynti- tai ostolaskuja skannataan, ja laite antaa dokumentille eli tositteelle automaattisesti oman tunnisteen. Tämä tunniste ei näy reskontrassa tai kirjanpidossa lainkaan, joten yhteys tositteen ja kirjanpidon välillä katkeaa. Näissä tilanteissa on mahdollista vain verrata arvionvaraisesti avattujen tiedostojen sisältöä kirjanpitoon, ja kirjanpidosta tositteen suuntaan siirtyminen on käytännössä täysin mahdotonta.

Kirjanpitolain 2 luvun 5-6 pykälien mukaan: ”Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa. Kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys on mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Sama koskee kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävää ilmoitusta.”. Edellä esitettyjen pykälien noudattaminen edellyttää, että sähköisenä säilytettävän tositteen, kuten skannatun laskun nimestä tulee löytyä jokin tieto, jolla se voidaan yhdistää kirjanpitoon. Käytännössä tämä tieto lienee laskunumero, mikäli lasku kirjataan reskontran, eli osakirjanpidon kautta. Mikäli laskut kirjataan suoraan pääkirjanpitoon, tiedosto on loogista nimetä kirjanpidon tositenumeron mukaisesti. Jotkut järjestelmät muodostavat merkkisarjan, joka tulostuu kirjanpidon selitekenttään. Tällaisessa tilanteessa on erityisen tärkeää, että kyseisen yksilöintitiedon siirtyminen on varmistettu ja ettei kyseistä tietoa pääse manuaalisesti jälkikäteen muuttamaan.

Puoliksi sähköistetyksi voidaan kutsua myös toimintatapaa, jossa tietoa asiakkaalta tilitoimistoon toimitetaan erilaisia kanavia pitkin, kuten sähköpostitse tai paperilla. Otetaan näistä esimerkkinä matkalaskut ja niiden hyväksyminen. Kun matkalaskut laaditaan paperisena tai erillisellä ohjelmalla, ja matkalaskun hyväksyminen hoidetaan sähköpostitse, voi matkalaskun ja hyväksynnän yhdistävä tieto jäädä puuttumaan. Ajantasaisesti tietoja käsittelevällä palkanlaskijalla on mahdollisuus yhdistää hyväksyntä oikeaan matkalaskuun, mutta jälkitarkastelussa erillisten aineistojen kohdistaminen toisiinsa voi olla jo vaikeaa ilman hyväksyntään liitettyä matkalaskua. Toisinaan matkalasku on tallennettu kirjanpitotositteeksi esimerkiksi Excel-taulukkona ja hyväksymismerkintä on tehty paperille tulostettuun matkalaskuun. Mikäli hyväksyttyä lopullista matkalaskua ei ole tallennettu kirjanpitojärjestelmään, paperinen palkka-aineisto on niin sanottu virallinen tosite. Menettely, jossa osa samaan toimintoon liittyvää aineistoa on sähköisessä muodossa ja osa paperilla, aiheuttaa usein lisätyötä kaikissa aineiston käsittelyvaiheissa sekä jälkitarkastelussa.

Kohonnut riski tiedon oikeellisuudelle voi muodostua myös siitä, että eri toiminnoissa käytetään eri ohjelmistoja. Mikäli esimerkiksi myyntilaskut hoidetaan yhdellä, palkanlaskenta toisella ja kirjanpito kolmannella ohjelmistolla, täytyy myyntilaskujen ja palkanlaskennan tietojen siirto pääkirjanpitoon hoitaa joko eri ohjelmistojen välille rakennetun yhteyden avulla tai yhteenvedoista manuaalisesti syöttämällä. Tiedon siirtäminen järjestelmästä toiseen lisää aina virheriskin mahdollisuutta. Siksi siirtyvien tietojen oikeellisuudesta ja raporttien yhdenmukaisuudesta varmistuminen, eli täsmäyttäminen on erityisen tärkeää. Myös eri järjestelmissä muodostettujen tunnisteiden tulee siirtyä tiedon mukana niin, että ketju tositteesta pääkirjanpitoon on aukoton.

Korvaako sähköinen tosite paperitositteen?

Sen lisäksi, että tositteet on yksilöity ja aukottomuus toteutuu, myös tositteen tietosisältöön on syytä kiinnittää huomiota. Usein laskuista ei ole sellaisenaan havaittavissa paljoakaan tietoa, vaan liiketapahtuman todentamiseen tarvitaan toimitusasiakirjoja ja sopimuksia. Asiakkaiden vaatimuksesta myyntilaskuihin täytyy usein liittää rahtikirjoja ja muita laskutusperusteen osoittavia asiakirjoja. Useissa ohjelmistoissa myyntilaskujen liitteet eivät kuitenkaan ole sallittuja tai liitteiden enimmäismäärää on rajoitettu. Jotkut yritykset ovat myös asettaneet kokorajoituksia vastaanottamilleen liitetiedostoille.

Edellä kuvatut seikat johtavat mm. siihen, että myyntilaskujen liitteitä toimitetaan asiakkaalle myyntilaskuista erillään, kuten sähköpostitse. Myyntilaskujen liitteet voivat olla myös veloittavan yrityksen puolella sellaista liiketapahtuman todentavaa aineistoa, jotka tulee sisällyttää tositeaineistoon. Oli kyse sitten myyjän tai ostajan kirjanpidosta, yrityksen tulee huolehtia siitä, että laskujen liitteet ovat tositeaineistona tarkasteltavissa ja vaikeuksitta yhdistettävissä laskuihin, ellei niitä jostakin syystä voida säilyttää varsinaisen laskun yhteydessä.

Muistiotositteiden eli itse laadittujen tositteiden uskon olleen ammattikunnallemme haaste kautta aikojen, näin myös sähköisenä aikakautena. Kirjanpitolautakunta on useissa lausunnoissaan sekä yleisohjeessaan 1.2.2011 ottanut kantaa muistiotositeiden sisältövaatimuksiin kirjanpitolain näkökulmasta. Muistiotositteen perusteella laaditusta kirjanpitoviennistä tulee aina löytyä tosite, joka osoittaa kirjauksen perusteen. Järjestelmästä tulostettu tosite, mistä on nähtävissä ainoastaan debet- ja kredit-viennit, mutta ei perustetta kirjauksen tekemiseen, ei siis riitä.

Sähköisessä kirjanpidossa muistiotosite tarkoittaa PDF-muodossa, Excel-laskelmana tai muutoin tallennettua tositetta, josta käy vaikeuksitta ilmi kirjauksen liiketaloudellinen peruste. Tämä on puute, johon tilintarkastuksessa törmätään valitettavan usein. Sama koskee tositteiden varmentamista, mikä tulee kirjanpitolain säännösten mukaan hoitaa asianmukaisesti, eikä sähköinen toimintojen järjestäminen tuo siihen mitään poikkeusta.

Syntyvätkö liitetiedot automaattisesti?

Kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimisen päätavoitteena on antaa lukijalleen oikea ja riittävä kuva kirjanpitovelvollisen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tämän tavoitteen toteutumisen kannalta ensiarvoisen tärkeässä roolissa ovat tilinpäätöksen liitetiedot. Osa ohjelmistoista on kehittyneitä siinä, että liitetietona esitettäviä tietoja saadaan poimittua suoraan kirjanpidosta. Tämän ominaisuuden hyödyntäminen edellyttää tietysti tarkkuutta ohjaustietojen määrittelyssä. Tilinpäätökseen siirtyneiden tietojen oikeellisuus on aina tarkastettava, sillä automaattisesti siirtyvät tiedot on usein havaittu puutteellisiksi tai virheellisiksi.

Liitetiedoissa usein merkityksellisintä on kirjanpidon ulkopuolisista vastuista ja vakuuksista annetut tiedot. Koska kyseisiä tietoja ei tarvita kirjanpidon laatimiseen, niitä ei saada poimittua automaattitoimintona. Nykyisen 1.1.2016 voimaan astuneen kirjanpitolain vaatimusten mukaan myös liitetiedoista tulee laatia tosite, mikäli perusta ei muuten ole ilmeinen. Ehkä tämä johtaa siihen, että myös vastuut ja vakuudet saadaan jatkossa poimittua liitetietoihin kirjanpidosta.

Oikean ja riittävän kuvan vaatimus edellyttää usein myös sanallisen tiedon esittämistä liitetietona, joten manuaaliselta työltä ei täysin voida välttyä.  Järjestelmästä voi tulostua automaattitoimintona tekstiä, joka ei kyseisessä tapauksessa pidä paikkaansa. Ongelmaksi automaattisesti tulostuva teksti voi muodostua, mikäli käyttäjä ei pysty sitä muuttamaan. Näin on ollut mm. tilanteessa, jossa ohjelma olettaa kirjanpitolaissa tarkoitetun aineiston pysyvän säilyttämisen tapahtuvan pilvipalvelussa, ja asiakas onkin päättänyt säilyttää aineiston itsellään cd-romilla. Ohjelmassa ei tällöin ole otettu huomioon vaihtoehtoa, jossa kirjanpitovelvollinen on huolellista säilyttämistä pohtiessaan päätynyt ratkaisuun säilyttää kirjanpitoaineistonsa muutoin kuin palvelun tarjoajan olettamalla tavalla.

Mm. ohjelmistojen menetelmäkuvausten paikkansapitävyyden vuoksi on toki tärkeää rajata yksittäisen käyttäjän oikeuksia muuttaa standardiasetuksia ja -tietoja. Olisi kuitenkin suotavaa sallia edellä mainitun kaltaisten tietojen muuttaminen totuudenmukaiseksi, sillä tieto aineiston säilyttämistavasta ja -paikasta on kirjanpitovelvollisen kannalta ensiarvoisen tärkeää, onhan kirjanpitovelvollinen aineiston huolellisesta säilyttämisestä täydessä vastuussa.

Yhteenveto

Sähköiset järjestelmät luovat rajattomat mahdollisuudet erilaisille taloushallinnon variaatioille. Yhtenä kirjanpitolain muutoksen tarkoituksena oli poistaa taloushallinnon sähköistämistä rajoittavat pykälät. Laki ei pyri asettamaan tiukkoja määräyksiä kirjanpidon käytännön toteuttamiselle, vaan painoarvo annetaan oikealle lopputulokselle, eli oikean ja riittävän kuvan saamiselle kirjanpitovelvollisen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

Kirjanpitolain perusajatus liiketapahtuman todentamisen perusteena olevan aineiston osalta kuitenkin säilyy. Kirjausten perusteena on edelleen oltava liiketapahtuman todentavat tositteet, eikä kirjanpidon sisältöä saa muuttaa tai poistaa. Kirjanpitolain muutoksessa korostetaan kirjausketjun aukottomuuden merkitystä ja se ulotetaan viranomaisille määräajoin annettaviin ilmoituksiin saakka. Aukottomuuden on toteuduttava molempiin suuntiin. Tämä kuvastanee sitä, että kirjausketjun aukottomuuden vaatimuksiin ei ole pystytty sähköisissä järjestelmissä kaikilta osin varmistamaan. Kirjanpitolain perusteluista suoraan lainattuna, kirjausketjun olemassaolo ja toimivuus eivät ole pelkästään kirjanpitomerkintöjen varassa, vaan kyse on käytännössä siitä, miten kirjanpitojärjestelmä on suunniteltu ja toteutettu.

Kirjanpitolaissa on uusi säädös, joka velvoittaa laatimaan tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelon, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat. Kirjanpitolain perustelujen mukaan luettelosta tulee käydä ilmi, mistä eri osista ja aineistoista kirjanpito koostuu ja miten ne liittyvät toisiinsa sekä missä ja miten niitä säilytetään ja pystytään lukemaan. Taloushallinnon hyvästä menetelmäkuvauksesta nämä tiedot tulisi olla helposti saatavilla. Mikäli taloushallintoa ei kuitenkaan käytännössä tehdä menetelmäkuvauksen mukaisesti, vaan jollakin tapaa asiakaskohtaisesti räätälöitynä, tulee edellä mainittu luettelo laatia sen mukaisesti, miten on toimittu. Tämä menetelmäkuvaus on tilintarkastuksen onnistumisen kannalta ensiarvoisen tärkeä dokumentti.

Kirjanpitolain muutoksen myötä myös kirjanpitoaineiston säilyttämiseen liittyvät määräykset muuttuivat sallivammiksi. Aiemmin voimassa ollut ministeriön asetus aineiston säilyttämistä koskevista menetelmistä kumottiin uudella kirjanpitolailla. Tämä korostaa kirjanpitovelvollisen omaa vastuuta huolehtia aineiston huolellisesta säilyttämisestä, mikä on todettu myös kirjanpitolain perusteluissa. Perustelujen mukaan on mm. selvää, ettei kirjanpitovelvollinen voi välttää aineiston säilyttämiseen liittyvää huolellisuusvelvoitettaan sillä, että aineisto on annettu ulkopuolisen säilytettäväksi, joka on ”huolimattomuuttaan” hävittänyt sen.

Kun kirjanpitovelvollinen ulkoistaa taloushallintoaan, on sopimuksen sisältöön ja muotoon syytä kiinnittää erityistä huomiota. Sopimukset on perusteltua laatia aina kirjallisena ja riittävän yksityiskohtaisesti. Mikäli kirjanpitoaineiston säilyttäminen ulkoistetaan palveluntarjoajalle, kirjanpitovelvollisen tulee päävastuullisena ymmärtää, missä ja miten aineisto säilytetään. Kirjanpitovelvollisen edun mukaista on sopia myös siitä, millä ehdoilla ja keinoin aineisto saadaan itselle, mikäli keskinäinen sopimus syystä tai toisesta päättyy. Huolellisella sopimismenettelyllä voidaan välttää ikävät jälkiselvittelyt, mikä on ehdottomasti molempien sopijaosapuolten etu.

Järkevästi toteutettuna sähköinen taloushallinto voi aikaansaada merkittäviä hyötyjä kirjanpitovelvolliselle, helpottaa kirjanpidon hoitamista sekä sujuvoittaa tilintarkastusta. Huonosti toteutettuna se muodostaa pahimmillaan sekametelisopan, josta punaista lankaa on erittäin vaikea tai mahdoton löytää. Siksi on syytä muistaa, että tehokkuuden aikakautenakin toiminnan suunnitelmallisuudella ja riittävällä varmistamisella on paikkansa – vain järkevästi suunnitellulla ja toteutetulla sähköisellä taloushallinnolla on mahdollisuus saavuttaa oikeita hyötyjä.

 

HT Tuija Junni