Taloushallinnon digitalisaatio johdon raportoinnissa

 

Taloushallintojärjestelmien digitalisaatio tuo uusia mahdollisuuksia taloushallinnon ja johdon raportointiin. Digitalisaation vaikutuksen myötä taloushallintoon ja raportointiin liitetään seuraavia asioita; reaaliaikaisuus, tehokkuus, tiedonhallinta ja asiantuntijuus. Nykyaikaisen taloushallinnon yksi tärkeimpiä tehtäviä on luoda laadukasta tietoa oikea-aikaisesti yrityksen johdon käytettäväksi toiminnan tehokkaampaa ohjausta varten. Taloushallinto ja sen digitalisoituminen tuo uusia mahdollisuuksia analyysien ja erilaisten raporttien laatimiseen. Nykyaikaisesta integroidusta, sähköisestä järjestelmästä saadaan päätöksen teon tueksi jo nyt lähes reaaliaikaista tietoa useammasta yrityksen tietolähteestä. Taloushallinnossa ja johdon raportoinnissa digitalisaatio merkitsee myös muutosta ja uuden omaksumista. Muutosvauhti kiihtynee etenkin talousosastolla ja kirjanpidossa lähitulevaisuudessa. Taloushallintojärjestelmien kehityksen myötä seuraavan vaiheen on ennustettu olevan reaaliaikainen taloushallinto.

Digiajassa menestyminen vaatii uudenlaista ajattelutapaa, uusia palvelu- tai liiketoimintamalleja sekä nopeutta liiketoiminnan uudistamisessa. Digitalisaatio muuttaa toimintatapoja ja tuo mukanaan jopa uusia liiketoimintoja. Taloushallinnon digitalisaatio ei yksinään tuota tehokkuutta ja raportoinnin reaaliaikaisuutta yritykselle. Uudet liiketoimintaprosessit sekä ajattelu- ja toimintamallit ulottuvat taloushallinnon lisäksi yrityksen muihin prosesseihin. Yrityksessä digitalisaatio on uusi kokonaisuus, jossa täytyy ymmärtää yrityksen prosessit ja toimintatavat kokonaisuutena sekä muutostarpeet, joita muutosprosessi tuo mukanaan.

Digitalisaatio muutosvoimana

Digitalisaation tuomassa muutoksessa johdon on tärkeintä määritellä suunta ja tavoitteet, joihin pyritään. Yrityksen taloushallinnon prosesseja uusittaessa on tärkeä huomioida kokonaisuutena kaikki johdon raportointiin vaikuttavat yrityksen prosessit ja tietolähteet. Yrityksen johdon on tiedettävä, mitä raportoinnilta halutaan ja minkälaista tietoa tarvitaan organisaation eri tasoilla. Olennaista kokonaisuuden kannalta on, että yrityksen johto on määritellyt suunnan ja tavoitteet ja että yrityksessä eri organisaation tasoilla tiedetään, miten muutosta viedään eteenpäin. Päätöksen teon tueksi tarvitaan luotettavaa raportointia, analyysejä ja ennusteita. Analyysit ja ennusteet vaativat raportoinnilta laadukasta tietoa järjestelmistä aikaisempaa nopeammalla aikataululla sekä osaamista kirjanpitäjältä tai talousosaston henkilökunnalta. Raportointivaatimukset kasvavat nopeasti muuttuvassa ympäristössä ja raportoinnin tulee olla ajantasaista, sisällöltään oikeaa ja sisältää ennusteita ja tiedon analysointia päätöksen teon tueksi.

Jos digitalisaation mukanaan tuomassa muutoksessa ei määritellä tavoitteita huolellisesti, saattavat hyödyt jäädä vähäisiksi eikä muutokseen suunnattuja resursseja pystytä hyödyntämään tehokkaasti. Yrityksessä ei välttämättä saavuteta digitalisaation mukanaan tuomia kustannussäästöjä, tehokkuutta tai raportoinnin nopeutta. Muutokset aiheuttavat yleensä yrityksessä muutosvastarintaa jollakin tasolla ja muutoksen läpi vieminen organisaatiossa on haasteellista, mikäli digi-muutoksen tavoitteet eivät ole selkeät. Selkeillä tavoitteilla yrityksen johto viestittää organisaation eri tasoille digi-muutoksen tärkeydestä yrityksen toiminnan kannalta. Raportoinnin näkökulmasta riskinä on, ettei kaikkea tarvittavaa tietoa saada hyödynnettyä, mikäli prosesseja ja niiden tuottamaa tietoa ei ole selvitetty ja tavoitteita muutosprosessille määritetty selkeästi.

Kokonaisuuden rakentaminen

Taloushallinnon digitalisaatiota on nopeuttanut sähköinen taloushallinto ja siihen liittyvät järjestelmät sekä prosessien automatisointi. Automatisointien ja prosessien tehostamisen myötä koko liiketoiminnan tietovirtojen avulla saadaan suurempia kokonaisuuksia hallittua. Parhaimmillaan lakisääteinen kirjanpito muodostuu usean eri osa-alueen kokonaisuuden, esimerkiksi myynnin, oston, varaston ja henkilöstöhallinnon sivutuotteena. Digi-muutokset taloushallinnossa ovat olleet viime aikoina nopeita ja tuoneet mukanaan uusia toimintatapoja ja ajattelumalleja. Esimerkiksi automaattitiliöinnit ja -prosessit nopeuttavat kirjanpidon kuukausittaista raportointia. Tiedot järjestelmään saadaan manuaalista työtä nopeammin. Myös virheiden määrät vähenevät, koska tieto tulee määritellyssä muodossa prosessin läpi. Yrityksen toiminnan ja päätöksen teon näkökulmasta raportit saadaan aikaisempaa nopeammin valmiiksi. Talousosaston tai kirjanpitäjän aika ei kulu enää pelkästään manuaalisen tiedon syöttämiseen, vaan he toimivat tiedon kokoajina. Automaation myötä tarvitaan osaajia poikkeustapauksien tunnistamiseksi. Talouden raportoinnissa tarvitaan aikaisempaa enemmän talouspäällikön tai kirjanpitäjän tiedon oikeellisuuden tarkistuksia ja analysointia.

Taloushallinnon järjestelmät ja yrityksen prosessit luovat myös haasteen automatisoinnille ja sähköistämiselle. Yrityksen tietojärjestelmistä ei aina saada helposti yrityksen tarvitsemaa tietoa halutussa muodossa. Esimerkiksi jos ostolaskujen käsittelyprosessia haluttaisiin tehostaa kohdentamalla tilaukset ja ostolaskut automaattisesti toisiinsa. Tämä säästäisi paljon manuaalista työtä. Tietojärjestelmän ominaisuudet voivat rajoittaa tilauksien automaattista kohdentamista. Prosessin uudistaminen täytyy tehdä tietojärjestelmän ominaisuuksien rajoissa kuitenkin niin, että lopputulos on yrityksen kannalta järkevä ja tehokas toimintatapa.

Kaikkia osa-alueita ei voi automatisoida yhdellä kertaa, vaan automatisointi tulisi aloittaa niistä prosesseista, joissa on selkeät toimintatavat, suuret volyymit tai yksinkertaiset prosessien vaiheet. Automatisointi muuttaa lähes aina prosesseja. Selkeitä prosesseja on helpompi muuttaa kuin monimutkaisia. Toisaalta suurten volyymien käsittelyn automatisointi tuo mukanaan suuremmat hyödyt. Lisäksi suuret volyymit ovat usein helpompia automatisoida, mikäli niiden taustaprosessit ovat yksinkertaiset. Esimerkki helposti automatisoitavasta prosessista on ostolaskujen käsittelyprosessi tai myyntiprosessi. Digitalisaation mukanaan tuoma automatisointi pakottaa myös yrityksen pohtimaan prosessien kehityskohteita ja tietojärjestelmien hyödyntämistä sekä tietojärjestelmien käyttäjien tapoja toimia.

Tiedon hyödyntäminen

Järjestelmässä olevan tiedon mitattavuus ja hyödyntäminen on paljon helpompaa automaatti- kuin manuaaliprosesseissa, jotka ovat erilaiset eri ihmisillä. Tämä mahdollistaa nopean tiedon tuottamisen johdolle ja johdon päätöksen teolle. Toimiva raportointijärjestelmä tuottaa reaaliaikaisesti laadukasta tietoa johdon päätöksen teon tueksi. Mitä uudempaa ja luotettavampaa tieto on, sitä  luotettavampaa tilannetietoa johto saa päätöksen teon tueksi. Modernit ja toimivat järjestelmät antavat aikaisempaa parempaa informaatiota toiminnan eri osa-alueista. Jopa pienillä yrityksillä on mahdollisuus saada monipuolista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta , jolloin voidaan tehdä tarvittavia ohjaavia toimenpiteitä esimerkiksi varaston hallinnan, maksuvalmiuden tai tarvittavan työvoiman suhteen.

Olipa taloushallinto hoidettu sisäisesti tai ulkoisesti, digitalisaatio tuo taloushallintoa lähemmäksi liiketoimintaa ja hallintoa. Tämä helpottaa tiedonkulkua, raportointia ja tuo yritykselle lisäarvoa taloustiedon avulla. Modernien tietojärjestelmien käyttöoikeuksilla voidaan määritellä muun muassa raportoinnin tasot eri yrityksen osastoille tai henkilöstöryhmille. Tämä sujuvoittaa,  ja jopa nopeuttaa raportointia entisestään. Talousosaston ei tarvitse laatia Exceleitä tai tulosteita erikseen kaikille henkilöryhmille, vaan jokainen voi hakea järjestelmästä suoraan tarvitsemansa tiedot käyttöoikeuksiensa rajoissa.

Kirjanpidon merkitys korostuu nopeasti muuttuvassa ympäristössä. Sähköisessä järjestelmässä yrityksen prosessit linkittyvät läheisesti kirjanpitoon. Digitalisaation myötä tietojärjestelmät kehittyvät, monimutkaistuvat ja prosessit muuttuvat monimutkaisemmiksi, jolloin kirjanpidon tärkeys korostuu sekä ulkoisessa että sisäisessä laskennassa. Toisaalta digitaalisuus tuo mukaan paljon tietoa sekä tiedon sisällön ja laadun merkitys kasvaa. Tiedon sisällön ja laadun hyödyntäminen nousevat tärkeään asemaan digitalisaation kehityksen myötä.  Laadukkaalla tiedolla ei ole merkitystä, mikäli tietoa ei pystytä analysoimaan, hyödyntämään ja käyttämään päätöksen teon tukena.

Myös tiedon hyödyntämisen tulee olla tehokasta ja yrityksen tietojärjestelmissä olevaa tietoa täytyy pystyä hyödyntämään. Mikäli esimerkiksi myyntiennusteita tai työajanseurantatietojen analyysejä ja ennusteita joudutaan laatimaan Excel-laskelmien avulla, tiedot kerätään useasta eri lähteestä ja useiden henkilöiden toimesta, raportoinnin tehokkuus kärsii ja kustannukset kasvavat. Tarvittaessa on pohdittava toimintatapojen muuttamista, jotta tietojärjestelmän ominaisuuksia voidaan hyödyntää raportoinnissa. Automatisoitu järjestelmä, jota hyödynnetään ns. vanhalla manuaalisella tavalla, ei tuo toivottuja hyötyjä raportointiin. Tiedosta ja sen hyödyntämisestä on tullut yhä tärkeämpi kilpailutekijä. Tämä koskee myös pk-yrityksiä ja jo ihan perusasioissa esimerkiksi yrityksen johdon on tiedettävä, mikä yrityksen taloudellinen tilanne on, jotta se pystyy reagoimaan nopeammin ja pohtimaan mahdollisia jatkotoimenpiteitä. Myös asiantuntijoiden havainnot, analyysit ja toimenpide-ehdotukset sekä näihin liittyvät keskustelut auttavat johtoa liiketoiminnan kehittämisessä.

Organisaation eri tasoilla olevat henkilöt tarvitset erilaista tietoa. Tiedon arvo on korkeimmillaan, kun sitä pystytään hyödyntämään ja tuottamaan tarpeellista tietoa jokaiselle organisaation tasolle oikeaan aikaan, jopa lähes reaaliaikaisesti. Yrityksen talousosasto tai tilitoimisto toimivat tiedon tuottajana ja asiantuntijana sekä laativat analyysejä ja raportteja. Lisäarvoa raportoinnille saadaan, mikäli pystytään tekemään toimialatietojen vertailua, markkinatietovertailua tai jopa tulevaisuuden ennusteita. Näitä tietoja ei saada pelkästään yrityksen kirjanpidosta, vaan tueksi tarvitaan jokaisen liiketoiminnan osan tuottamaa tietoa (tarjoukset, myyntiennusteet, ostobudjetit, varastonhallinta).

Digitalisaatio pk-yrityksen näkökulmasta

Digitalisaatio on myös ajankohtainen pk-yrityksille. Pk-yrityksille on jo nyt useita moderneja tapoja hoitaa kirjanpito ja raportointi lähes reaaliaikaisesti sähköisesti. Pk-yrityksen peruskirjanpito voidaan hoitaa esimerkiksi pilvipalvelussa olevalla ohjelmalla, jossa tositteiden tiliöinnit on automatisoitu ja kaikki osto- ja myyntilaskut ovat sähköisesti. Tämä lisää pk-yrityksien yrittäjille mahdollisuuksia hyödyntää paremmin kirjanpidon tietoja ns. perinteistä kirjanpitoa ja kirjanpitäjältä kerran kuukaudessa saatavaa raportointia, lähinnä tuloslaskelmaa ja tasetta. Kirjanpidossa tiedot ovat ajan tasalla ja nopeammin saatavilla. Kun kirjanpidon tiedot järjestelmässä ovat molempien kirjanpitäjän ja yrittäjän saatavilla, vähenee yrittäjän paperisten tietojen toimittaminen kirjanpitäjälle ja taloushallinnon läpinäkyvyys lisääntyy ja yhteistyö sujuu aikaisempaa paremmin.

Pientenkään yritysten ei tarvitse enää tyytyä ns. kuukausittaiseen perusraportointiin, vaan uudet kehittyneet kirjanpito-ohjelmat tarjoavat lähes reaaliaikaista tietoa esimerkiksi maksuvalmiudesta, liikevaihdon kehittymisestä ja kustannusrakenteesta jopa mobiilisovelluksessa. Parhaimmat taloushallinnon ohjelmat tarjoavat tiedon kaikille niitä tarvitseville. Tarvittavat raportit voi hakea järjestelmästä ja raporteilta pääsee porautumaan tositteelle saakka. Pk-yrityksien yrittäjät voivat myös vaatia digitalisaation myötä tilitoimistoiltaan parempaa palvelua ja aikaisempaa enemmän tietoa taloushallinnosta analyysien ja ennusteiden muodossa.

Sähköisistä järjestelmistä ja niiden ajantasaisuudesta hyötyy myös tilintarkastaja. Kun tilintarkastus tapahtuu sähköisesti, on sekä prosessitarkastus että aineistotarkastus tehokkaampaa suorittaa kuin manuaaliset prosessit tai paperilla olevat tositteet. Parhaimmillaan myös pk-yrityksen prosessit voi tarkastaa sähköisesti. Parhaimmat taloushallinnon järjestelmät tarjoavat täsmäytystyökalut ja porautumismahdollisuuden pääkirjasta tositteelle, mikä nopeuttaa tositetarkastusta huomattavasti. Sähköisen tilintarkastuksen avulla saadaan enemmän tietoa yrityksen taloushallinnosta ja prosesseista sekä pystytään tekemään parempia analyysejä, jotka hyödyttävät myös yritystä itseään.

Digitalisaatio tuo yritykseen uusia mahdollisuuksia muuttaa toimintatapoja ja uudistaa raportointia. Taloushallinnon tärkeys tietojärjestelmien kokonaisuuden ymmärtäjänä ja hyödyntäjänä kasvaa. Parhaimmillaan lähes reaaliaikainen taloushallinto tukee yrityksen liiketoimintaa ja johdon päätöksen tekoa. Yrityksen johdon kannalta on tärkeää, että taloushallinnon prosessit ovat ajan tasalla ja tukevat yrityksen liiketoimintaa ja että järjestelmästä saadaan oikea-aikaista tietoa päätöksen teon tueksi. Myös digi-muutoksen tuomat haasteet voidaan nähdä mahdollisuutena kehittää yrityksen prosesseja.

KHT Helena Haukka