Miten yhdistyksen kokous tulisi järjestää poikkeusaikana?

Kirjoittaja

Terhi Latvala
KHT, Osakas, Toimitusjohtajan sijainen, Hallituksen jäsen, Tilintarkastuspalvelut
+358 40 186 6628

Yhdistyksen kevätkokous

Valmiuslain käyttöönotto on rajannut tänä keväänä julkiset kokoontumiset 10 henkilöön. Yhdistyskentässä sääntömääräiset kevätkokoukset ajoittuvat pääosin huhti-kesäkuulle. Yleistä ohjeistusta viranomaisten toimesta ei ole laadittu, joten keskustelua on herättänyt se, katsotaanko yhdistyksen kevätkokous sellaiseksi julkiseksi kokoontumiseksi, jota valmiuslain 10 henkilön rajaus koskee. Huomioiden koronaepidemian laajuus ja nykyiset rajoitustoimet, on järkevää pidättäytyä kaikista yli 10 hengen kokoontumisista. Mm. Soste suosittelee tiedotteessaan 18.3., että sääntömääräinen kokous voidaan siirtää säännöissä määrättyä aikaa myöhemmäksi, jos sen pitämisen arvioidaan aiheuttavan terveydelle vaaraa. Tilinpäätöksen vahvistamisesta säännöissä määrättyä myöhemmin ei pääasiallisesti voi koitua haittaa yhdistyksen toiminnalle, koska esimerkiksi verottajalle ja STEA:n hakemuksiin sekä vuosi-ilmoituksiin riittää hallituksen allekirjoittama tilinpäätös.

Hallitus esittää (HE 45/2020) välikaista sääntelyä yhdistysten kokousten järjestämisestä. Ehdotuksen mukaan yhdistyksen kokouksen ajankohtaa voitaisiin myöhentää aina syyskuun 2020 loppuun saakka riippumatta sääntöjen mukaisesta ajankohdasta. Yhdistyksen hallitus voi sallia etäosallistumisen 30.9.2020 mennessä pidettävässä yhdistyksen kokouksessa, vaikka tällaista järjestelyä ei ole sallittu säännöissä eikä yhdistys ole hyväksynyt tätä varten laissa tarkoitettua äänestys- ja vaalijärjestystä.  On kuitenkin hyvä huomata, että esityksen mukaan hallituksen tulee laatia tilinpäätös viimeistään kesäkuun loppuun mennessä.

Yhdistyksen kevätkokous

Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokoukset voidaan järjestää kokonaan sähköisesti mikäli kaikki hallituksen jäsenet siihen suostuvat. Myös sähköisistä kokouksista on syytä pitää pöytäkirjaa. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa sähköisten palveluiden kautta. Voimassa oleva poikkeustilanne ei siten estä hallituksen tilinpäätöskokouksen järjestämistä ja tilinpäätöksen allekirjoittamista. Tilinpäätös voidaan allekirjoittaa joko perinteisesti paperisena kierrättämällä tilinpäätös postin tms. välityksellä tai vahvan tunnistautumisen kautta sähköisesti. Muun muassa STEAn ohjeistuksen mukaisesti sähköpostikuittaus tilinpäätökseen ei ole riittävä allekirjoitustapa (Lue tästä lisää sähköisestä allekirjoituksesta). Hallituksen tilinpäätöskokouksen yhteydessä lienee hyvä pöytäkirjata erikseen kevätkokouksen siirto. Kokouksen asiat tulisi siirtää kokonaisuudessaan myöhemmin käsiteltäviksi. Kevätkokouksen järjestämisen ajankohtaa on nykytilanteessa melko mahdotonta arvioida. Suositeltavaa on, että hallitus seuraa tilannetta ja päättää kevätkokouksen ajankohdasta erikseen olosuhteiden muututtua.

Yhdistyslaki ei sisällä säännöksiä hallituksen päätösten kirjaamisesta pöytäkirjaan tai laadittujen pöytäkirjojen allekirjoituskäytännöstä. Yhdistyslaki sisältää sen sijaan säännökset yhdistysten kokouksista, joita voidaan soveltaa myös hallituksen kokouksiin soveltuvin osin. Hyvän hallintotavan mukaisena voidaan pitää, että toiminnan ja talouden kannalta olennaiset päätökset pöytäkirjataan ja vähintään hallituksen sihteeri ja puheenjohtaja pöytäkirjan allekirjoittavat.

Etäosallistuminen Yhdistyslain mukaisesti ja Hallituksen esityksen vaikutus etäosallistumiseen

Keskustelua on herättänyt mahdollisuus järjestää yhdistyksen kokous sähköisesti/etäosallistumisen kautta. Yhdistyslain 17 pykälän mukaan säännöissä voidaan määrätä, että kokoukseen voidaan säännöissä mainituilla edellytyksillä osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Käytännössä siis etäosallistuminen edellyttää sen käyttömahdollisuuden mainitsemista säännöissä. Lisäksi etäosallistumisen osalta on hyvä huomata, että etäosallistumisella ei voida korvata perinteisen fyysisen kokouksen järjestämistä, vaan kyseessä on osallistumismuoto, jonka yhdistys voi halutessaan tarjota tavallisen kokousosallistumisen lisäksi. Siten myös fyysisen kokouksen järjestäminen on välttämätöntä, ja yhdistyksen jäsenten osallistumismahdollisuutta fyysiseen kokoukseen ei voida rajoittaa.  Hallituksen esityksessä (HE 45/2020) kuitenkin väliaikaisesti mahdollistetaan etäosallistuminen kokouksiin 30.9.2020 mennessä hallituksen päätöksellä, vaikka säännöissä ei olisi tästä mainintaa. Poikkeus ei koske niitä yhdistyksiä, jotka ovat jo siirtäneet tavallisesti kevätkokouksessa päätettävät asiat syksyn 2020 yhdistyksen kokouksen päätettäviksi.

Lue myös: